Determining the Critical Factors of the Project Success

Licencinė sutartis Nr. MRU-EDT-141

The main aim of this master thesis is to determine the most important factors of the project success. Nowadays this topic is very relevant because projects are most often complex and include a lot of aspects which should be taken into consideration, therefore it is necessary to know which factors can help to attain success. Problem statement: scholars in the scientific literature do not agree which factors are the most important for the project success. The objectives of this master paper: 1. The first objective is to review the scientific literature in order to present the project management and project success criteria and identify the main factors which have the highest influence on the project success according to different scholars and subject field experts in the project management field. 2. The second objective is to create a list of the project success factors according to the reviewed literature and identify the most dominant factors of the project success and present them in more detail. 3. The third objective is to conduct the research (expert’s interview) regarding the importance of the project success factors according to views of the project management practitioners. 4. The fourth objective is to compare the opinions related to the project success factors in literature and practice as well as provide review regarding the importance of the project success factors according to project management practitioners. The qualitative method was chosen for the research. The expert helped to reveal the importance of the project success factors and their application in practice. This study has shown that views in the literature and opinions of the practitioners of the project management field are quite different. Communication (1st) and Leadership (2nd) are the most dominant factors of success in literature, whereas Planning and process management (1st) and Communication (2nd) are the most important in practice. It was also noticed that expectations (which factors should be the most important) not always correspond how it is in reality according to project management practitioners. Finally, this study revealed what aspects of each factor of the project success make them important. Ten following factors were analysed: Communication: sharing information, describing responsibilities and goals, manage and coordinate parties of a project and solve problems; Leadership: motivation, inspiration, keeping team members together; Trust: autonomy and ensuring team work; Planning and process mangement: to define aim, goals, objectives and steps needed to achieve them and follow-up; Competent project team: experience from previous projects, new ideas, better performance; Clear/realistic goals and objectives: defines direction of a project, ensures clarity; Team coordination: effective delegation and distribution of work according to competencies; Education and training: to have knowledge how projects should be managed; Conflict management: ensure positive environment. The research revealed what factors have influence on the project success and what aspects according to scholars as well as the project management practitioners make these factors important. The results can help project mangers to make better decisions regarding what factors should be prioritized in order to achieve success in projects.

Pagrindinis šio baigiamojo darbo tikslas yra nustatyti pagrindinius projekto sėkmės faktorius. Šiais laikais, ši tema yra labai aktuali nes projektai dažnai būna sudėtingi bei apima daug aspektų, kuriuos projektų vadovai turėtų žinoti norėdami sėkmingai įgyvendinti projektus. Tiriant literatūrą buvo pastebėta, kad mokslininkai nesutaria, kurie faktoriai yra svarbiausi projekto sėkmei. Šio darbo uždaviniai: Atlikti detalią literatūros analizę, apibrėžti projekto valdymo bei projekto sėkmės sąvokas bei nustatyti projekto sėkmės faktorius; Išskirti pačius svarbiausius projekto sėkmės faktorius ir atlikti išsamesnę jų analizę. Atlikti tyrimą (ekspertinis interviu) apie projekto sėkmės veiksnių svarbą bei pritaikymą praktikoje. Palyginti nuomones apie projekto sėkmės veiksnių svarbą literatūroje ir praktikoje. Tyrimui atlikti buvo pasirinktas kokybinis tyrimas. Ekspertinis interviu padėjo atskleisti kaip pagrindiniai sėkmės faktoriai (pateikti literatūroje) yra pritaikomi praktikoje ir dėl kokių aspektų jie yra svarbūs projekto sėkmei. Tyrimas parodė, kad nuomonės literatūroje bei tyrime (apklausoje), kurioje dalyvavo projektų valdymo srities atstovai, išsiskyrė. Vienas ryškiausių skirtumų - literatūroje manoma, kad Komunikacija turėtų užimti pirmą vietą pagal svarbą, o lyderystė antrą. Tuo tarpu, apklausos rezultatai parodė, kad respondentai mano, kad pirmoje vietoje turėtų būti Planavimas ir procesų valdymas, antroje Komunikacija. Respondentai buvo paprašyti įvertinti kokie faktoriai turi daugiausia įtakos projekto sėkmei (respondentų nuomonė) ir kaip yra iš tikrųjų, jų dabartiniuose projektuose (realybė), atsakymai parodė, kad nuomonės ir realybė dažniausiai išsiskiria. Galiausiai pagrindinė šio tyrimo dalis, kurioje respondentai buvo paprašyti apibūdinti kodėl pateikti faktoriai yra svarbūs projekto sėkmei, atskleidė kokie aspektai jų nuomonę yra svarbiausi. Komunikacija: dalinimais informacija, atsakomybių bei uždavinių apibrėžimas, projekto dalyvių koordinavimas bei problemų sprendimas; Lyderystė: motyvacija, įkvėpimas, komandos vieningumo išlaikymas; Pasitikėjimas: autonomija bei komandiškumo užtikrinimas; Planavimas ir proceso valdymas: tikslų, uždavinių, ir žingsnių, reikalingų projekto įgyvendinimui apibrėžimas ir bei pasiekimų stebėjimas; Kompetentinga projekto komanda: patirtis iš ankstesnių projektų, naujos idėjos, greitesnis darbų atlikimas; Aiškūs ir realistiški projekto uždaviniai ir tikslai: apibrėžta projekto kryptis, tikslas, suteikiamas aiškumas ko yra siekiama; Komandos koordinavimas: efektyvus darbų pasiskirstymas, atsakomybių delegavimas; Išsilavinimas ir mokymai: bendros žinios apie tai kaip turėtų būti valdomas projektas; Konfliktų valdymas: užtikrina pozityvią aplinką. Tyrimo metu, surinkti rezultatai gali padėti projektų vadovams priimti efektyvesnis sprendimus, skiriant daugiau laiko veiksniams, kurie turi didžiausią įtaką projekto sėkmei. Be to, šis tyrimas parodė, dėl kokių aspektų, remiantis projektų valdymo srities atstovų nuomone, tirti faktoriai prisideda prie projekto sėkmės.