Žmogiškųjų išteklių dokumentų valdymo skaitmeninimas sveikatos priežiūros įstaigose: Santaros klinikų atvejis
Puidokaitė, Raminta |
Recenzentas / Rewiewer |
Licencinė sutartis Nr. MRU-EDT-2110.
Mokslinėje literatūroje žmogiškųjų išteklių valdymo procesų skaitmeninimas analizuojamas kaip svarbi viešojo sektoriaus modernizavimo kryptis, siejama su veiklos efektyvumo didinimu, administracinės naštos mažinimu ir procesų skaidrumo užtikrinimu. Tačiau praktikoje skaitmeninimo įgyvendinimas dažnai susiduria su organizaciniais, technologiniais ir žmogiškaisiais iššūkiais, ypač sveikatos priežiūros įstaigose, kur dokumentų valdymo procesai yra sudėtingi ir griežtai reglamentuoti. Problematiškumas atsiskleidžia tuo, kad, nepaisant technologinių galimybių, dokumentų valdymas dažnai išlieka mišrus – derinantis elektroninius ir popierinius sprendimus, o tai lemia procesų neefektyvumą. Tyrimo problema – kokios yra žmogiškųjų išteklių dokumentų valdymo skaitmeninimo galimybės ir iššūkiai sveikatos priežiūros įstaigoje? Tyrimo tikslas – ištirti darbo sutarčių ir įsakymų valdymo procesus bei įvertinti jų skaitmeninimo galimybes Santaros klinikų atveju. Tikslui pasiekti keliami šie uždaviniai: 1. Išanalizuoti mokslinę literatūrą siekiant atskleisti žmogiškųjų išteklių valdymo ir skaitmeninimo teorinius aspektus. 2. Išnagrinėti darbo sutarčių ir įsakymų valdymo ypatumus sveikatos priežiūros įstaigose. 3. Įvertinti organizacinius veiksnius, lemiančius skaitmeninimo procesų efektyvumą. 4. Atlikus kokybinį tyrimą nustatyti dokumentų valdymo praktikas, problemas ir skaitmeninimo galimybes Santaros klinikose. Tyrimo metodai – mokslinės literatūros analizė, kokybinis tyrimas (pusiau struktūruotas interviu), kokybinė turinio analizė. Atliktas tyrimas parodė, kad Santaros klinikų žmogiškųjų išteklių valdymo skyriuje dokumentų valdymas šiuo metu grindžiamas mišriu modeliu, kai dalis procesų vykdoma informacinėse sistemose, tačiau reikšminga dokumentų dalis vis dar rengiama, pasirašoma ir saugoma popieriniu formatu. Nustatyta, kad pagrindinės problemos yra susijusios su dideliu popierinių dokumentų kiekiu, dokumentų paieškos sudėtingumu, fizinio pasirašymo poreikiu, procesų vėlavimais derinimo etapuose, informacijos fragmentacija bei žmogiškųjų klaidų rizika. Tyrimo rezultatai taip pat atskleidė, kad darbuotojai skaitmeninimą vertina teigiamai ir mato jo teikiamas naudas – laiko taupymą, greitesnius procesus, mažesnę administracinę naštą ir patogesnę informacijos valdymą. Tačiau skaitmeninimo procesą apsunkina finansinių ir technologinių išteklių trūkumas, sistemų integracijos poreikis, didelė popierinių archyvų apimtis bei darbuotojų prisitaikymo prie pokyčių iššūkiai. Darbo struktūra. Darbą sudaro įvadas, trys teoriniai ir vienas empirinis skyrius, lentelės ir paveikslai, santrauka, išvados, pasiūlymai, literatūros sąrašas ir priedai.
In scientific literature, the digitalization of human resource management processes is analyzed as an important direction of public sector modernization, associated with increased efficiency, reduced administrative burden, and improved process transparency. However, in practice, the implementation of digitalization often faces organizational, technological, and human-related challenges, especially in healthcare institutions where document management processes are complex and highly regulated. The problem arises from the fact that, despite technological possibilities, document management often remains hybrid, combining digital and paper-based solutions, which leads to inefficiencies. The research problem – what are the possibilities and challenges of digitalizing human resource document management in a healthcare institution? The aim of the research – to analyze employment contract and order management processes and evaluate their digitalization possibilities in the case of Santaros Clinics. To achieve the aim, the following objectives are set: To analyze scientific literature in order to reveal theoretical aspects of human resource management and digitalization. To examine the specifics of employment contract and order management in healthcare institutions. To evaluate organizational factors influencing the effectiveness of digitalization processes. To conduct a qualitative study and identify document management practices, problems, and digitalization opportunities in Santaros Clinics. Research methods – analysis of scientific literature, qualitative research (semi-structured interviews), qualitative content analysis. The research results revealed that document management in the human resource department of Santaros Clinics is currently based on a hybrid model, where part of the processes is carried out in information systems, while a significant part of documents is still prepared, signed, and stored in paper form. It was found that the main problems are related to a large volume of paper documents, difficulties in document retrieval, the need for physical signatures, delays in approval processes, fragmented information across systems, and a higher risk of human errors. The results also showed that employees have a positive attitude towards digitalization and recognize its benefits, such as time savings, faster processes, reduced administrative burden, and more convenient information management. However, the digitalization process is hindered by a lack of financial and technological resources, the need for system integration, a large volume of paper archives, and challenges related to employee adaptation to changes. Structure of the work. The thesis consists of an introduction, three theoretical chapters and one empirical chapter, tables and figures, summary, conclusions, recommendations, references, and appendices.