Projektinio valdymo metodų taikymas viešojo valdymo institucijose: Vilniaus miesto, Klaipėdos rajono ir Druskininkų savivaldybių atvejų lyginamoji analizė

Lietuvoje projektinis valdymas dar nėra itin plačiai taikomas viešajame sektoriuje, tačiau įvairūs pavyzdžiai rodo, jog jis gali būti naudingas siekiant aukštesnės kokybės rezultatų. Pavyzdžiui, Lietuvos Respublikos Ekonomikos ir inovacijų ministerija pradėjo taikyti projektinio valdymo principus ir instrumentus, siekdama didinti institucijos veiklos efektyvumą. Tarptautiniu mastu atlikti tyrimai rodo, kad projektinio valdymo metodų taikymas viešajame sektoriuje gali padidinti projektų sėkmės rodiklius. Organizacijos, taikančios projektinio valdymo metodikas, pasiekia didesnį projektų sėkmės rodiklį, palyginti su tomis, kurios jų netaiko. Laikomasi nuomonės, jog projektinio valdymo metodų taikymas viešajame sektoriuje gali pagerinti paslaugų kokybę ir efektyvumą, o taip pat teigiama, kad projektinio valdymo praktikos prisideda prie organizacijų tobulėjimo pokyčių atžvilgiu. Nepaisant šių įžvalgų, Lietuvoje vis dar trūksta išsamių tyrimų, kurios sistemingai palygintų skirtingų dydžių savivaldybių patirtį ir pateiktų lyginamąją analizę, kaip šios metodikos taikomos Lietuvos savivaldybėse. Todėl šiame darbe atliekama Vilniaus miesto, Klaipėdos rajono ir Druskininkų savivaldybių atvejų analizė prisidės prie projektinio valdymo taikymo viešajame sektoriuje teorijos ir praktikos plėtojimo. Magistro baigiamojo darbo tikslas – ištirti ir palyginti projektinio valdymo metodų taikymą Lietuvos Respublikos Vilniaus miesto, Klaipėdos rajono ir Druskininkų savivaldybėse. Darbo uždaviniai: (1) išnagrinėti pagrindines projektinio valdymo metodikas, jų struktūrą ir klasifikavimo kriterijus, pritaikomus viešojo sektoriaus institucijose; (2) atskleisti, kaip projektinis valdymas padeda siekti veiklos efektyvumo viešojo valdymo institucijose ir su kokiais iššūkiais susiduriama šiame procese; (3) išanalizuoti Vilniaus miesto, Klaipėdos rajono ir Druskininkų savivaldybių patirtį taikant projektinio valdymo metodus; (4) atlikti lyginamąją analizę tarp Vilniaus miesto, Klaipėdos rajono ir Druskininkų savivaldybių projektinio valdymo metodų taikymo, nustatant esminius skirtumus, iššūkius ir rezultatus, kuriuos šios savivaldybės pasiekė taikydamos projektinio valdymo metodikas. Atliktas kokybinis tyrimas, panaudojant pusiau struktūruotą interviu ir kokybinę turinio analizę. Tyrime dalyvavo 12 informantų, po 4 iš kiekvienos savivaldybės. Interviu atlikti 2025 m. kovo mėn. Išnagrinėjus projektinio valdymo teorinius pagrindus galima teigti, kad projektinio valdymo metodai yra sistemingai taikomų priemonių, procesų ir praktikų rinkinys, skirtas planuoti, vykdyti, stebėti ir užbaigti projektus siekiant nustatytų tikslų. Projektinio valdymo metodų įvairovė leidžia pasirinkti tinkamiausią metodą pagal konkretaus projekto poreikius viešajame sektoriuje. Šie viešajame sektoriuje padeda efektyviau paskirstyti išteklius, aiškiau formuluoti tikslus, gerinti komandos darbą, valdyti rizikas, skatinti inovacijas bei gerinti piliečių aptarnavimą. Viešojo sektoriaus projektinio valdymo iššūkiai apima nefunkcionaliomis organizacinėmis struktūromis pagrįstą projektų integraciją, ribotas vadovų ir darbuotojų kompetencijas, silpną komandos įsitraukimą, prastai veikiančią komunikaciją, politinių ir organizacinių veiksnių įtaką, projektų planavimo ir užbaigimo trūkumus, pasipriešinimą pokyčiams bei technologinės infrastruktūros stoką. Be to, dažnai pasitaiko neaiškiai apibrėžti tikslai, projekto apimties keitimai, netinkamas rizikos valdymas ir neįmanomi terminai, kurie apsunkina projekto įgyvendinimą. Empirinio tyrimo rezultatų analizė leidžia teigti, kad Vilniaus miesto savivaldybėje prioritetas teikiamas projektų portfelių valdymui, integruojant PRINCE2 ir PMBOK metodikas bei siekiant išvengti didelės apimties projektų persidengimų. Klaipėdos rajono savivaldybėje, kurioje nuosekliai diegiamas PMBOK paremtas modelis, projektų valdymo kultūra yra gana pažengusi - savivaldybėje organizuojami mokymai, intensyviai naudojami įrankiai, formuojami rizikų registrai; pats projektinis valdymas yra pasiekęs brandą. Tuo tarpu Druskininkų savivaldybė dar tik kuria sistemingus projektinio valdymo pagrindus, planuojant diegti skaitmeninę sistemą po poreikių nustatymo. Tyrimas parodė, kad savivaldybės projektinio valdymo patirtį bei įrankių pasirinkimą lemia jų dydis, finansiniai ištekliai ir organizacinis pasirengimas, tačiau visos trys savivaldybės siekia padidinti projektinio valdymo efektyvumą. Atlikus lyginamąją analizę tarp trijų skirtingo dydžio savivaldybių taikant projektinio valdymo metodus, galima teigti, kad Vilniaus miesto savivaldybė, turėdama didžiausią projektų apimtį, koncentruojasi į portfelių valdymą, kelis metodus jungiant į vieningą struktūrą, užtikrinančia aiškų atsakomybių paskirstymą. Klaipėdos rajono savivaldybė išsiskiria dinamišku PMBOK diegimu, intensyvia darbuotojų mokymo sistema ir dėmesiu komandinio darbo principams. Druskininkai – mažiausia iš šių savivaldybių – akcentuoja poreikį sukurti integruotą skaitmeninę sistemą, kol kas neapsisprendžiant dėl konkrečios metodikos.

Project management is not yet widely used in the public sector in Lithuania, but various examples show that it can be useful for achieving higher quality results. For example, the Ministry of Economy and Innovation of the Republic of Lithuania has started to apply project management principles and instruments to improve the efficiency of the institution. International studies show that the application of project management approaches in the public sector can increase project success rates. Organizations that apply project management methodologies have a higher project success rate than those that do not. It is considered that the use of project management approaches in the public sector can improve the quality and efficiency of services and that project management practices contribute to the improvement of organizations in terms of change. Despite these insights, there is still a lack of in-depth studies in Lithuania that systematically compare the experiences of municipalities of different sizes and provide a comparative analysis of how these methodologies are applied in Lithuanian municipalities. Therefore, the case studies of Vilnius City, Klaipėda District and Druskininkai will contribute to the development of the theory and practice of project management in the public sector. The aim of the thesis is to investigate and compare the application of project management methods in the municipalities of Vilnius City, Klaipėda District and Druskininkai in the Republic of Lithuania. Objectives: (1) to analyze the main project management methodologies, their structure and classification criteria applicable in public sector institutions; (2) to reveal how project management contributes to the achievement of operational efficiency in public sector institutions and what challenges are encountered in this process; (3) analyze the experience of Vilnius City, Klaipėda District and Druskininkai municipalities in the application of project management approaches; (4) carry out a comparative analysis of the application of project management approaches in Vilnius City, Klaipėda District and Druskininkai municipalities, identifying the main differences, challenges and results achieved by these municipalities in the application of project management approaches. A qualitative study was carried out using semi-structured interviews and qualitative content analysis. 12 informants participated in the study, 4 from each municipality. The interviews were conducted on March 2025. The theoretical foundations of project management suggest that project management approaches are a set of systematically applied tools, processes and practices to plan, execute, monitor and complete projects to achieve defined objectives. The variety of project management approaches makes it possible to choose the most appropriate approach for the needs of a particular project in the public sector. In the public sector, these help to allocate resources more efficiently, clarify objectives, improve teamwork, manage risks, promote innovation and improve service to citizens. Project management challenges in the public sector include project integration based on dysfunctional organizational structures, limited managerial and staff competences, weak team engagement, poor communication, the influence of political and organizational factors, weaknesses in project planning and completion, resistance to change and lack of technological infrastructure. In addition, unclear objectives, changes in project scope, inadequate risk management and impossible deadlines are common and complicated project implementation. The analysis of the results of the empirical study suggests that Vilnius City Municipality prioritizes the management of project portfolios, integrating PRINCE2 and PMBOK methodologies and avoiding overlaps between large- scale projects. In Klaipėda District Municipality, where the PMBOK-based model has been consistently implemented, the project management culture is quite advanced, with training, intensive use of tools, risk registers, and maturity of project management itself. Meanwhile, the municipality of Druskininkai is still developing a systematic project management framework, with plans to implement a digital system after the needs identification. The study showed that the municipality's project management experience and choice of tools is determined by their size, financial resources and organizational readiness, but all three municipalities are striving to increase the effectiveness of project management. A comparative analysis between three municipalities of different sizes using project management approaches shows that Vilnius City Municipality, with the largest volume of projects, focuses on portfolio management, combining several approaches into a unified structure with a clear division of responsibilities. Klaipėda District Municipality stands out for its dynamic implementation of PMBOK, its intensive staff training system and its focus on teamwork principles. Druskininkai, the smallest of these municipalities, emphasizes the need for an integrated digital system, without yet deciding on a specific methodology.